Estrategias para organizar eventos virtuales

La mayoría de las organizaciones dedicadas a ofrecer eventos empresariales han experimentado dificultades en tiempos de pandemia por el distanciamiento físico impuesto por las circunstancias actuales. Sin embargo, la creatividad y una buena planeación llegan a ser las estrategias más eficaces para no desaparecer.

El éxito depende del ingenio para implementar prácticas que reflejen la capacidad de adaptación, el interés por compartir nuevos conocimientos y la motivación para enfrentar los grandes retos que la emergencia sanitaria impone.

Sin duda, el distanciamiento físico se ha convertido en el mayor desafío, pero también en la mayor oportunidad para buscar alternativas que brinden conocimiento y experiencias memorables a pesar de las circunstancias.

En este contexto, el mundo digital es el mejor aliado porque continuamente está ofreciendo plataformas que facilitan la interacción entre las diferentes audiencias, además de promover el conocimiento y la comunicación.

Es importante, acceder, conocer y dominar las herramientas tecnológicas, pero también es importante enfocarse en las metodologías de comunicación y enseñanza, a la hora de planear eventos corporativos. Contar con expertos para definir objetivos garantiza experiencias virtuales e interactivas de gran valor.

En la definición de estos objetivos es prioritario adelantar un diagnóstico para determinar la dinámica del evento e identificar el tipo de interacción. Las opciones son múltiples, pues la tecnología permite interactuar en tiempo real mediante videos, audios o chat o permitiendo el acceso a recursos en línea que permitan el aprendizaje en cualquier momento.

Eventos empresariales virtuales ¿cuál es la tendencia?

Encuestas, cuestionarios, votaciones en línea, vídeos animados, paneles, foros, clips pregrabados o infografías completan otras opciones para extender oportunidades de conocimiento e interacción que, con el apoyo de herramientas de mensajería instantánea, registro y monitoreo, son convenientes para desarrollar entrenamientos y talleres informativos de alto nivel.

Una vez definidas estas herramientas, el paso siguiente es planear campañas de mercadeo digital para la divulgación de los eventos. Con estas estrategias, el panorama de estos sigue su marcha contribuyendo, como siempre, al desarrollo de sociedades democráticas, solidarias, responsables y colaboradoras.

Sí, el modelo hoy es participar a diario en videoconferencias para trabajar aquí y allá, habiéndose convertido en un mal necesario hoy por las circunstancias de los equipos remotos y las empresas globales, es normal que ahora podamos celebrar cumpleaños, celebraciones, compromisos e incluso bodas con nuestros amigos y familiares compactados en cajas en una pantalla.

Apenas se acababan de dar las órdenes de aislamiento y ya la gente comenzó a desarrollar creatividad para organizar horas felices virtuales, noches de juegos, clubes de lectura, fiestas, desayunos de trabajo y otras reuniones.

Curiosamente, la era del distanciamiento social ha demostrado ser notablemente social. Pero hay una pequeña curva de aprendizaje que se precisa para usar la videoconferencia, incluso si ya lo ha hecho por trabajo antes.

Si no se puede hacer una reunión de amigos para celebrar una fiesta en persona, se puede diseñar una fiesta en línea. Las aplicaciones gratuitas disponibles hacen que las reuniones de video o los chats sociales sean realmente fáciles de configurar.

Lo primero que hay que tener en cuenta es que zoom por ejemplo, ofrece una vista diferente según la plataforma que se use. Por lo general, la vista en galería es mejor que un solo presentador activo cuando se celebra una fiesta. Con la galería se asegura de que todos tengan el mismo protagonismo y hace que las complicaciones o improvisaciones sean más fáciles de administrar.

Con todo y esto, hay que destacar que esta vista funciona mejor con una pantalla grande o con un proyector, por lo que hay que considerar distintas opciones según los dispositivos que se quisieran usar. Por otro lado, es necesario estar actualizando la aplicación considerando las importantes medidas de seguridad para evitar los hackers.

Finalmente, es necesario tener en cuenta que las versiones gratuitas de las aplicaciones disponibles tienen un límite de tiempo que generalmente no supera los 40 minutos antes de que se tenga que comenzar otra sesión.