Experiencias, Retos y Desafíos

¿Cómo ha cambiado la manera de comunicarnos en tiempos de distanciamiento social?

Herramientas virtuales

Para alcanzar un desempeño sobresaliente a la hora de teletrabajar, los gobiernos corporativos han incorporado herramientas para gestionar remotamente los proyectos, facilitar la comunicación, almacenar datos y mejorar los procesos administrativos, de marketing, ventas y de control.

A continuación se presentan varias alternativas que están facilitando la gestión empresarial en estos momentos, que sin duda, serán aplicadas durante y después de la pandemia.

Es importante aclarar, que el uso de estas herramientas depende de la cultura organizacional, tipos de negocio y de las competencias alcanzadas por los equipos de trabajo. Cada empresa debe analizar los objetivos que quiere alcanzar y acceder a ellas de acuerdo a sus necesidades.

Herramientas para el teletrabajo:

De gestión de proyectos:

Para hacer seguimiento a las tareas es imprescindible contar con herramientas de gestión de proyectos para facilitar la comunicación entre los miembros del equipo de trabajo. En el mercado digital se encuentran herramientas gratuitas tales como trello y asana y de pago como jira.

Trello es una herramienta que permite crear proyectos con variedad de contenidos asociados a una misma cuenta y trabajando con equipos diferenciados. Los principales atributos de trello son la facilidad de uso y versatilidad para organizar desde una lista de compras, hasta grandes proyectos. Esta app basa su metodología en el sistema de trabajo japonés llamado “kans”, el cual incorpora tableros y tarjetas en un espacio de trabajo físico, para coordinar diferentes actividades. Trello se encuentra dentro de las herramientas de marketing digital más populares, ya que permite asociar a más de 20 personas a un proyecto y así gestionar en equipo las distintas listas. Los miembros son invitados a través de correo electrónico. Sin lugar a dudas, es una de las mejores herramientas para coordinar equipos y administrar tareas.

Asana facilita el seguimiento y cumplimiento de tareas y objetivos. Además, permite a los equipos de trabajo, de máximo 15 miembros, compartir, planificar y organizar tareas a través de espacios de trabajo, desde distintas zonas geográficas. El registro se basa en direcciones electrónicas de google y permite, además, generar conversaciones, calendarios y guardar archivos adjuntos.

Jira es una herramienta en línea para la administración de tareas de un proyecto, el seguimiento de errores e incidencias y para las gestiones operativas. Es utilizado para la gestión y mejora de los procesos, gracias a sus funciones para la organización de flujos de trabajo. Es una herramienta de trabajo para la gestión de requisitos y casos de prueba hasta el desarrollo de software.

Herramientas de comunicación:

El whatsapp es la aplicación de comunicación por excelencia por su inmediatez y fluidez. Paralelamente, existen otras herramientas como slack que ofrece salas de chat organizadas por temas, así como grupos privados y mensajes directos. Además, permite segmentar a los públicos objetivos y mantener varios hilos de conversación simultáneamente. A sí mismo, las empresas están recurriendo al dailybot que envía mensajes directos, personalizados y notifica tareas.

Herramientas de videollamadas y almacenamiento:

Las empresas utilizan la aplicación g suite que facilita hacer uso de google meet para adelantar reuniones con los diferentes stakeholders. Google drive, también, es una herramienta que permite organizar carpetas por áreas y sub áreas para permitir el acceso a los diferentes archivo que requieren los equipo de trabajo.

Herramientas de marketing y ventas:

Contar con equipos de trabajo remotos y pequeños implica la automatización de los procesos para reducir los tiempos que ocupa la transmisión de información. Para esto, las herramientas más utilizadas son rdstation y pipedrive.

Pdstation permite automatizar emails, crear listas de contactos segmentados y formularios, programar publicaciones en redes sociales y gestionar anuncios de facebook. Por su parte, pipedrive brinda la posibilidad de encontrar oportunidades de negocio y ahorrar tiempo, registrando y proyectando ventas, importando datos y generando informes.

En conclusión, la apropiación de las distintas herramientas para cumplir las diferentes tareas durante el teletrabajo, facilitala organización de los procesos administrativos agilizando las tareas, elevando la productividad empresarial en tiempos de pandemia.

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